Jak zajistit pořádek a čistotu na pracovišti: k úkolu přistupujeme moudře

Jak ukázaly studie, člověk kvůli nepořádku ztrácí každý den asi hodinu svého času – pravděpodobně jste tento motivující „hororový příběh“ slyšeli více než jednou. Nemluvě o tom, že vám chaos prostě leze na nervy: vše se zdá být po ruce, ale neustále musíte něco hledat. Udržování čistoty na pracovišti je opravdu důležité, ale není to tak snadné, jak to zní. Úkol se zdá být jednoduchý, ale misi selhaly i velké firmy, jejichž management je posedlý pořádkem a je připraven do toho investovat nemalé peníze.

Cíle

Než začnete krotit chaos, který jste vytvořili, odpovězte si na jednoduchou otázku: proč? Čeho chcete ve výsledku dosáhnout?

Tuto myšlenku dokonale zformulovala Marie Kondo: "Účelem úklidu je návrat do přirozeného klidného stavu."

Uklízíme ne kvůli čistotě, ale kvůli vnitřní harmonii. Na pracovišti by měl být člověk klidný a pohodlný. Co potřebuješ?

• Čistý informační prostor.

Zaměstnanci kanceláře mají tendenci pracovat s informacemi. Čím větší a rozmanitější je tok informací, tím obtížnější je pro člověka splnit zadaný úkol. Nechat všechny pracovní dokumenty na očích nebo pověsit monitor spoustou samolepek s upomínkami je proto neúspěšná taktika. Totéž platí pro vyskakovací oznámení z rychlých zpráv nebo e-mailu.

• Nepřítomnost věcí, které narušují koncentraci nebo omezují pohyb.

Za prvé, k práci potřebujete volné pracovní pole. Pokud se pro podepsání dokumentu A4 musíte scvrknout do klubíčka a loktem odstrčit překážející předměty, pak je třeba vaše pracoviště reorganizovat.

Za druhé, personál by neměl zasahovat do pracovníka. Rámečky s rodinnými fotografiemi a suvenýry přivezené z dovolené vám neumožňují plně se soustředit – to je fakt. I když si toho nevšimneme, mozek stále zachycuje obrazy a vynakládá prostředky na jejich zpracování, protože rodina a rekreace jsou pojmy z kategorie „Důležité“.

Kde začít?

Pokud jen změníte uspořádání položek na ploše a pokusíte se je efektivně seskupit, určitě ztratíte tu pověstnou hodinu. Musíš jednat jinak.

Úkolem je zcela uvolnit a uklidit pracoviště. Vaše cíle:

• čistota předmětů;
• vizuální čistota;
• čistota informačního pole.

To znamená, že nejprve musíte ze stolu a z nočního stolku odstranit úplně všechno. Dejte věci do velké krabice, na židli, na vedlejší stůl.

Teď si vezměte vlhký hadřík nebo speciální ubrousky a pečlivě otřete monitor, klávesnici, myš, pracovní desku, noční stolek (zevnitř i zvenku).

Doporučeno: Jak prát podložku pod myš

Nezapomeňte k němu postavit odpadkový koš - vše, co nepotřebujete, do něj v přípravné fázi poletí.

Dejte vše na své místo

Nejprve vrátíme na stůl monitor, klávesnici a myš. Umístěte je tak, aby byla obrazovka vzdálena 45–50 cm od vašich očí a vstupní zařízení by vás neměla nutit sehýbat.

Nyní je čas se zastavit a zamyslet se. Co ještě potřebuješ k práci?

• Kancelář. Pokud máte 10 kuličkových per, jedno si nechte. Pár tužek a ořezávátko? Naostřete jednu tužku a vložte ořezávátko do zásuvky nočního stolku. Guma? Pokud ji potřebujete, pak její místo je vedle tužky. Jedním slovem, nechte na stole všechny psací potřeby, které používáte každý den, ale v jedné kopii. Mohou to být nůžky, korekční kapalina, barevné fixy, kancelářské sponky. Dejte je do sklenice nebo organizéru a zbytek do penálu nebo krabičky. Další položky budeme řešit později.
• Nástroje. Zařízení, která zabírají hodně místa, by se neměla skladovat na stole. Pravděpodobně nepoužíváte děrovačku a razítka každou hodinu - můžete je mít na nočním stolku. Malá sešívačka ale neuškodí – necháme ji v stolním organizéru. Místo pro kalkulačku určujeme s přihlédnutím k povaze práce: pokud se neustále používá, vyplatí se ji ponechat na ploše.
• Telefon. V blízkosti by samozřejmě měl být komunikační prostředek. Pokud je telefon pevnou linkou, umístěte jej tak, aby se při zvednutí sluchátka kabel nedotýkal jiných předmětů.
• Deník, kluzáku. Časopis s pracovním plánem bývá umístěn v levém rohu stolu - nebude tam překážet, ale bude vždy po ruce.
• Lampa. Pokud potřebujete stolní lampu, pak si ji uspořádejte podle svých vlastností (pro praváky - vlevo, pro leváky - vpravo). Nepřipojujte k ní nepotřebné věci!

Poté zbývá vypořádat se s uskladněním pracovních materiálů - a dát věci do pořádku na stůl lze považovat za kompletní.

Reorganizace nočního stolku

V kancelářském nočním stolku jsou obvykle tři zásuvky. Každý z nich by měl sloužit k uložení určité kategorie položek.

Horní zásuvka je to, co používáme více než jednou týdně. Mohou to být:

• tisk,
• děrovačka,
• nůžky,
• ořezávátko,
• nálepky,
• ubrousky na vybavení kanceláře,
• sponky.

Prostřední zásuvka - náhradní materiály a co se málo používá:

• nové psací potřeby "v záloze" - poznámkové bloky, samolepky, papíry atd.;
• náhradní pera, tužky a fixy, které jste sklidili ze stolu.

Při vyplňování druhého políčka se budete muset vypořádat s těmi předměty, které jste v předchozí fázi nenašli na stole:

Vyhoďte všechny zaschlé propisky a fixy, "pahýly" tužek, načmárané papíry a špinavé gumy - už se určitě nebudou hodit.
1. Použitelné psací potřeby vložte do penálu nebo malé krabičky (to je důležité!) a odešlete do prostřední krabičky.

Spodní zásuvka - soukromá:

• papírové kapesníčky;
• mokré ubrousky;
• čaj, káva, cukr;
• hrnek;
• drogy;
• kosmetika.

V souvislosti s hrnkem může propuknout bouře rozhořčení: jen málo lidí je připraveno snést jeho absenci na stole. No, pokud ti to nevadí, měj ji po ruce, ale nezapomeň ji udržovat čistou.

Parse papers

Cílení na noviny je kluzké téma, protože je těžké zde dávat obecné rady. Vše záleží na tom, jak funguje vaše práce.

Hlavní věc, kterou je třeba pamatovat při třídění papírů, je, že vaším cílem je zefektivnit vaše pracovní postupy.

Tři nejlepší tipy pro téměř každého:

• Kupte si organizér pro vaše potřeby. Dokumenty je v každém případě potřeba rozdělit do skupin. Například ty vyžadující okamžitou pozornost, neurgentní, zpravodajské, archivní a ty, které je třeba někam poslat.
• Dokumenty ukládejte svisle, ne na sebe. Nejlepší je použít vícebarevné složky a uspořádat je do svislého organizéru oddílů tak, aby byly vidět "hřbety" .
• Nastavte „nárazní zónu“. Když něco organizujete, je těžké se obejít bez složky „Různé“. Pořiďte si krabici, košík nebo krabici, kam spadnou všechny papíry nebo předměty, na které jste dosud nepřišli. A udělejte si pravidlo: rozeberte tuto krabici jednou denně nebo jednou týdně.

Nový počítač

Nezapomeňte, že máte další plochu - na obrazovce monitoru.

• Vytvářejte více složek a organizujte elektronické dokumenty stejným způsobem jako papírové. Nezapomeňte si vytvořit složku "buffer" .
• Odstraňte zástupce programů, které nepoužíváte na ploše.
• Pokud je vaše tapeta osobní fotkou, už víte, že je to špatný nápad. Vyberte si něco neutrálního, bez jasných barev, výrazného kontrastu a změti tvarů.
• Zavřete nepotřebné karty prohlížeče.

Nepřeháněj to

Když se ponoříme do procesu obnovy pořádku, neměli bychom zapomínat, že fanatický přístup k této otázce se nikdy neospravedlnil. Společnosti, ve kterých vedení přísně dohlíží na „sterilní“ čistotu pracovišť a absenci osobních věcí na stolech zaměstnanců, nevykazují působivé výsledky. Naopak se zavedením takových zakázek klesá produktivita kancelářských pracovníků asi o 15 %.

Psychologové doporučují najít v pracovním prostoru místo pro předměty, které na vás budou působit uklidňujícím dojmem. Může to být rostlina v malém květináči, deska stolu s motivačním nápisem, nějaká figurka, která není přesycená detaily, nebo měkký polštář na kancelářské židli. Hlavní je vybrat si věc, která na sebe neupozorní.

Aby se ten nepořádek nevrátil

Hlavním tajemstvím, jak odolat chaosu na pracovišti, je vyhodit přebytek a nepřerůst novým. Někdy podceňujeme obrovské procento emocionálních zdrojů, které jdou do připoutanosti k zbytečným věcem.

Na jedné z amerických univerzit byla provedena zajímavá studie. Ve skupině lidí dostal každý pohár a požádal ho, aby ho chvíli držel v ruce. Poté bylo oznámeno, že poháry budou dražebními losy, kterých se zúčastní testované osoby. Experiment ukázal, že čím déle člověk držel šálek v rukou, tím větší částku byl ochoten za něj zaplatit. A to i přesto, že předtím hrneček nepotřeboval.

Udržování pořádku by mělo být vědomým procesem. Analyzujte to, co vidíte před sebou, a odstraňte věci, které vytvářejí chaos. Až odejdete z kanceláře na konci dne, rozhlédněte se kolem svého stolu a zeptejte se sami sebe: co mi zítra zabrání soustředit se?