Jak a kde ukládat dokumenty doma: pravidla, nápady a zařízení

Je mnoho situací, ve kterých používáme pojistky, certifikáty, certifikáty. Proto, aby měli po ruce potřebné papíry, jsou lidé nuceni uchovávat doklady doma. Jak to ale udělat správně, aby se nic neztratilo ani nezkazilo?

Jaké dokumenty si mám uschovat?

Každý moderní člověk má spoustu papírů pro všechny příležitosti. Ale ne každý z nich stojí za to uchovávat.

Uveďme si seznam dokumentů, které musíte mít doma:

• Seznam otevírají pasy a další rodinné doklady. Například závěti, osvědčení.
• Osvědčení, plné moci, účtenky a další věci související s nemovitostmi a dopravou.
• Diplomy, certifikáty, certifikáty potvrzující vzdělání.
• Papíry týkající se odborných činností: záznamy o zaměstnání, dohody, smlouvy.
• Výsledky průzkumů, lékařské zásady a karty.
• Záruční listy, šeky na domácí spotřebiče a nábytek.
• Daňové doklady.

Samostatně si můžete vybrat elektronické dokumenty nebo jen data v digitálním formátu. Zpravidla odpovídají jednomu z výše uvedených bodů a také podléhají skladování.

Jak dlouho by se měly papíry uchovávat?

Dokumenty lze rozdělit podle doby uchování. Záleží na době platnosti každé konkrétní kůry.

• Natrvalo. Takové papíry by měly být vždy po ruce. Jedná se o oddací listy, rodné listy, diplomy potvrzující vzdělání, zdravotní údaje, notářsky ověřené údaje, závěti, důchodové listy.
• Dlouhodobě. Doklady k nemovitosti, autu a drahým věcem. Jejich součástí jsou i odborné práce. Zde můžete také definovat šeky, účtenky. To je něco, co je uloženo dostatečně dlouho a zůstává relevantní po určitou dobu.
• Krátkodobé. Informace o službách lékařů, právníků, učitelů se doporučuje uchovávat po dobu tří let. Smlouvy a prohlášení o veřejných službách předpokládají stejné období.
• K ničemu. Nepotřebné vzdělávací, informační materiály, návody k důkladně prostudovaným věcem, výplatní pásky atd. můžete ihned vyhodit

Samostatně lze zaznamenat nepovinné dokumenty, které však mají pro svého majitele velký význam. Patří mezi ně osobní deníky, poznámky, fotografie a další memorabilia. Obvykle se takové věci také dlouho skladují.

Z toho důvodu je vhodné vyhodit vše, co se aktuálně nepoužívá a nemůže být v budoucnu užitečné. Abyste udrželi pořádek, je potřeba pravidelně uklízet své "koše" a zbavovat se nahromaděného odpadu a přitom třídit opravdu důležité dokumenty.

Tipy pro ukládání nezbytných papírů

Většina domácností má zpravidla papíry jako standard.

Nejprve jsou dokumenty seřazeny podle směru: domů, do práce, zdravotní péče a dalších.
1. Poté se uloží do podepsaných složek, které vás rozhodně nenechají zmást v papírech.
2. Výsledné sady jsou umístěny v samostatné krabici nebo sáčku. Mimochodem, pro pohodlí se uvnitř „kontejneru“ často dělají oddíly, aby se zabránilo smíchání složek. Zároveň se musíte ujistit, že úložný prostor je pro děti a zvířata nepřístupný, ale umístěný pohodlně pro použití.

Je dobré uchovávat často používané osobní dokumenty odděleně. Pas, zdravotní karta, DIČ a důchodový průkaz se vejdou do plastových sáčků uzavřených jezdcem. Takové obaly jsou vzduchotěsné a udržují obsah v naprostém pořádku, zabraňují například jeho navlhnutí.Zároveň by měly být dokumenty týkající se zdraví uchovávány tak, aby byly co nejpřístupnější – abychom neztráceli čas, pokud jsou naléhavě potřeba.

Je dobré mít doma vždy fotokopie důležitých dokumentů. Jsou nejrůznější případy a taková rezerva může pomoci v nepředvídané situaci.

Zvlášť důležité dokumenty lze uložit do trezoru. Moderní trh nabízí velký výběr úložiště, takže si každý kupující může vybrat něco vhodného pro sebe. Jen je lepší uchovávat dokumenty v trezoru, ne v plastových šanonech - v případě požáru se materiál z nich roztaví rychleji než papír.

Netriviální způsoby ukládání dokumentů

Zdá se vám to nudné? Žádný problém! Existují zajímavější a pohodlnější způsoby ukládání papírů.

• • Organizační deska. Existuje mnoho možností pro takové zařízení. Ve své nejjednodušší podobě je to panel, ke kterému se pomocí tlačítek připevňují papíry. Ve složitějších verzích může mít deska malé šuplíky a závěsy.

• • Mini komoda. Je úplně stejná jako běžná komoda, ale mnohem menší. Je velmi pohodlné v něm ukládat dokumenty. Když jsou roztříděny do různých přihrádek, nikdy se neztratí! Zásuvky v komodě mohou mít různé velikosti: malé - na malé papírky, velké - na výkresy.

• • Závěsná krabička. Stačí malá krabička nebo košík připevněný ke zdi jako poštovní schránka. V takové věci, která se nachází na chodbě, je vhodné uložit donesené dopisy a účtenky.

• • Kapsa na obálku. Podobně jako u předchozí verze, ale nejedná se o krabici, ale o obálku. Můžete jej připevnit na stůl, lednici, skříňku. Umožňuje uložit dočasně potřebné dokumenty, aniž by zabíraly cenné místo.

• • Odpadkový koš. Ne, ne odpadky - speciální, pro skladování. Pokládá se na stůl nebo do skříně, může mít více přihrádek. Jednoduchý, levný a přitom efektivní způsob ukládání dokumentů.

• • Často používané papíry můžete mít v kufříku. Má rukojeť na přenášení. Je navržena tak, aby dokumenty v ní nebyly pomačkané. Obvykle je určen pro papír formátu A4.V případě potřeby, abyste neztráceli čas hledáním potřebných kůrek, můžete jednoduše popadnout složku kufříku a běhat.

Používejte digitální technologie

Návody na léky, přístroje a kancelářské vybavení zabírají hodně místa. Je mnohem snazší je uložit elektronicky. Chcete-li to provést, musíte najít stejné informace na internetu a porovnat je s těmi, které jsou k dispozici v materiálním zdroji, abyste se ujistili o totožnosti. Návod můžete jednoduše vyfotit a uložit do složky v počítači. Stačí vybrat poslední, abyste jej omylem nesmazali. Je lepší zapsat další kopii výsledných souborů na externí médium, jako je paměťová karta, nebo poslat na cloudové úložiště.

Pro každý případ můžete naskenovat zbytek dokumentů. Pak byste se ale měli postarat o zabezpečení elektronického systému před případným útokem hackerů. Nikdo nemá rád únik osobních údajů na internet.

Mimochodem, použití počítače nebo mobilního telefonu je vhodné pro sledování dat expirace papíru. Stačí zadat potřebná data do „kalendáře“, aby vás elektronické zařízení upozornilo na konec období platnosti konkrétní kůry. Pak už zbývá jen zbavit se nepotřebného papíru.

Hlavní pravidlo pro ukládání dokumentů doma zní snad jednoduše: pečlivá a pravidelná práce s domácími papíry je zárukou, že se potřebný dokument neztratí v tu nejdůležitější chvíli.

Ne všechny dokumenty se vyplatí uchovávat. Je ale mnoho papírů, které by měl mít každý z nás u sebe. Musíte je mít na bezpečných a odlehlých, ale poměrně snadno dostupných místech. Můžete si pořizovat elektronické i běžné kopie dokumentů – pravděpodobně se vám budou hodit. V každém případě pečlivé skladování a pečlivé třídění papírů pomůže udržet je neporušené.